Software WMS, come funzionano? Pro e contro

La digitalizzazione dei processi è un aspetto fondamentale per le aziende e, in questi ultimi anni, ha subito un’impennata improvvisa. In questo articolo analizziamo cos’è un WMS (Warehouse Management System), le sue funzioni specifiche e le modalità d’uso.

Tralasciando per un momento le necessità e le esigenze specifiche di ogni singola azienda, nei magazzini esistono delle fasi operative valide per tutte le imprese. Ebbene i programmi WMS svolgono le funzioni necessarie a supportare i processi in ogni magazzino, indipendentemente dall’ambito industriale in cui opera.

Cos’è un wms e come funziona?

I WMS vengono usati nei magazzini e hanno il compito di monitorare la movimentazione delle merci stoccate e la loro posizione, così da avere una panoramica chiara sulla giacenza e sulla disponibilità. In un magazzino manuale il software WMS supporta l’intera gestione operativa di tutti i flussi fisici, dal controllo della merce fino alla spedizione finale per i clienti.

Il sistema WMS deve interfacciarsi con l’ERP (Enterprise Resource Planning), che invece si occupa principalmente della parte amministrativa, contabile e fiscale relativa al magazzino. Il WMS deve interfacciarsi anche con altri software usati per i sistemi automatizzati di stoccaggio e di movimentazione presenti nel magazzino.

Il WMS si può acquistare presso aziende specializzate che offrono soluzioni hardware e software complete, oppure può essere realizzato internamente all’azienda. In questo secondo caso però si allungano i tempi ed è richiesta una maggiore specializzazione.

Fondamentalmente il WMS deve incorporare tutte le logiche del funzionamento del magazzino da supportare. Il primo step fondamentale è quindi effettuare un’azione di macroanalisi, che consente di individuare in un documento tutte le funzionalità del software richieste dall’utilizzatore finale. Utente e fornitore devono quindi lavorare fianco a fianco per personalizzare il software secondo le necessità dell’azienda, senza modificare le logiche del funzionamento.

Struttura del software e funzionalità principali

Da un punto di vista strutturale, il WMS presenta un’architettura software di tipo client-server. In pratica il server WMS è collegato ad un host e a degli access point presenti nel magazzino, per scambiare informazioni utili in tempo reale tramite dispositivi mobili. Questa soluzione, risultando estremamente versatile e personalizzabile, può adattarsi tranquillamente dalle grandi multinazionali fino alle PMI.

Le funzionalità possono quindi essere plasmate secondo le esigenze di ogni azienda, indipendentemente che sia grande o piccola o dall’ambito commerciale.

La prima funzionalità è la gestione della merce in entrata, che può essere catalogata e controllata più facilmente. Tutte le informazioni raccolte vengono confrontate con l’ordine ricevuto, per accertare che non ci siano errori. La fase operativa è gestita dal WMS che dialoga in modo efficiente con l’ERP, velocizzando i processi.

Il WMS supporta l’allocazione della merce, che va collocata in determinate posizioni nel magazzino a seconda della tipologia, delle dimensioni e delle caratteristiche. Utilizzando delle strategie pianificate, si preserva lo stato di conservazione di ogni prodotto.

Altra funzione importante del WMS è il controllo dello stock e la relativa gestione. Questo step contribuisce ad avere una panoramica generale sulle scorte e sulle giacenze, evitando problemi di obsolescenza, rotture di stock, scarsità o eccedenza di prodotti.

Infine il WMS si occupa della gestione delle merci in uscita e quindi dei processi di spedizione, che comprendono gli ordini inviati ai clienti, il trasferimento dei prodotti da un magazzino ad un altro o i resi ai fornitori. In questa fase risultano fondamentali operazioni come: picking, picking multi-ordine, uscita di contenitori completi, invio di automezzi e consolidamento degli ordini.

Vantaggi del WMS

Un’azienda che si dota di un software WMS può accedere ad una serie di benefici tangibili, a partire dall’ottimizzazione dei tempi relativi alla movimentazione delle merci. Ogni società può gestire la merce secondo la tecnica più indicata (FIFO, LIFO, FEFO ecc.) e naturalmente si riducono anche i tempi relativi all’evasione degli ordini.

Nei magazzini l’ottimizzazione degli spazi significa risparmio di tempo, riduzione dei costi e massimizzazione della produzione. Il WMS consente di razionalizzare gli spazi, poiché ogni prodotto può essere stoccato ovunque e facilmente individuato da qualsiasi operatore.

Ne consegue una riduzione dei supporti cartacei, a tutto beneficio degli operatori che possono lavorare in modo più efficiente e con meno stress. C’è la possibilità di consultare i dati di giacenza in tempo reale e di avere a disposizione statistiche aggiornate sulle effettive prestazioni del magazzino.

Infine si azzerano quasi del tutto gli errori di tipo manuale, poiché le operazioni vengono confermate tramite un sistema automatico, con una riduzione importante dei costi nascosti.

Svantaggi del WMS

Pur essendo pochi, è opportuno analizzare anche gli svantaggi legati al WMS. I costi di acquisto e le successive personalizzazioni sono abbastanza alti e possono rappresentare un ostacolo soprattutto per le piccole e medie imprese. I tempi di implementazione inoltre possono risultare piuttosto lunghi.

È innegabile che ci possa essere qualche difficoltà in fase di start-up, ma in tal caso è opportuno parlare più di investimento che di spesa. Ragionando sul medio-lungo periodo infatti l’investimento si trasformerà rapidamente in risparmio. È però importante affidarsi ad un’azienda esperta e capace di guidare all’installazione personalizzata del software con un elevato livello di precisione e professionalità.